Gemeente: ‘Menselijke fout ten grondslag aan factuurfraude’

De Helmondse VVD-fractie vindt het zorgwekkend dat de gemeente Helmond onlangs het slachtoffer is geworden van phishing en daarmee van factuurfraude. En dat ondanks eerdere organisatorische wijzigingen en werkinstructies bij de gemeente. De fractie wil dan ook graag weten hoe een en ander kon gebeuren en wat de gemeente onderneemt om herhaling van dergelijke fraude te voorkomen. Inmiddels heeft de gemeente gereageerd op de vragen van de VVD. De schadepost door de factuurfraude bedraagt 93.000 euro.

De VVD wil onder meer van het college weten hoe deze ervoor zorgt dat bestaande procedures en werkinstructies daadwerkelijk worden nageleefd en wie er dan verantwoordelijk is voor het toezicht hierop. “Het naleven van procedures en werkinstructies is een verantwoordelijkheid van iedere medewerker”, zo reageert de gemeente. “Maar het toezicht op het naleven ervan is een managementverantwoordelijkheid. Uiteraard is dit ook onderwerp van gesprek tussen het college en de algemeen directeur/gemeentesecretaris.”

Accountant
Ook vraagt de VVD zich af welke rol de accountant speelt bij de evaluatie van dit incident. En welke adviezen deze geeft om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen. Volgens de gemeente worden alle relevante gebeurtenissen in de processen pro-actief gedeeld met de accountant. “Dat is ook in dit geval gebeurd. De accountant weegt het mee in zijn controle van de jaarrekening en zal, als daar aanleiding toe is, nader onderzoek verrichten en dit meenemen in zijn accountantsverslag.”

‘Tijden veranderen’
Hoe kan het dat de procedures niet zijn gevolgd, vraagt de VVD zich verder af. De gemeente benadrukt in dit opzicht vooral dat ’tijden veranderen’, net als de werkwijze van criminelen. En dat de procedure wel degelijk zijn gevolgd. “Technologie ontwikkelt zich steeds verder, en criminelen maken daar handig gebruik van”, stelt de gemeente. “De processen vragen dus continue aandacht, want de procedures en (technische) maatregelen van vandaag zijn morgen ontoereikend. Ook kijken we naar technologische hulpmiddelen om de risico’s te beperken. Denk bijvoorbeeld aan versnelde invoering van e-facturatie en geautomatiseerde IBAN-controles. Hiermee verwachten wij de risico’s zoveel als redelijkerwijs mogelijk te beperken.”

De gemeente zegt ook dat de procedures wel zijn gevolgd, maar dat een menselijke fout ten grondslag ligt aan de fraude. “Er is gehandeld in vertrouwen dat er daadwerkelijk contact was met de leverancier. De oplichters maakten hierbij maximaal gebruik van de informatie die zij via de leverancier verkregen. Wij hebben inmiddels de werkafspraken in het team nog verder aangescherpt. Om zo de kans op herhaling zo klein mogelijk te maken.”

Bewustwording
De gemeente benadrukt dat zij veel aandacht besteedt aan bewustwording binnen de organisatie. Zo was er onlangs nog een bewustwordingssessie onder leiding van de Rijksrecherche. “In het teamoverleg worden de werkafspraken en specifieke cases regelmatig besproken. En ook de AO/IC functionaris en interne audit toetst dit als onderdeel van hun reguliere controlewerkzaamheden”, aldus de gemeente. Daarbij geeft de gemeente aan dat er ook elders binnen de organisatie risico’s zijn. “Helmond heeft een eigen procesverbeterteam. Dit team licht samen met andere teams werkprocessen door en verbetert deze waar nodig. Financiële processen worden daarbij extra bewaakt.”

Onboarding
In haar reactie geeft de gemeente ook aan dat zij nieuwe medewerkers effectief inwerkt en begeleidt in het volgen van de geldende werkprocessen. Daarvoor heeft de gemeente een ‘volwassen onboardingsprogramma’. “Informatie over financiële processen is hier standaard onderdeel van, met extra verdieping voor nieuwe managers. Specifiek voor de afdeling financiën is er een apart werkprogramma met opleiding en één-op-één instructies in het gebruik van de systemen, de afgesproken werkprocessen en procedures. Een nieuwe medewerker werkt altijd een periode samen met een ‘buddy’. De buddy en de teammanager beoordelen wanneer een medewerker klaar is voor zelfstandige werkzaamheden.”

Lees ook: ‘VVD Helmond wil opheldering over phishing-incident gemeente‘

Foto: icetrayimages794410/Vecteezy