Te vroeg voor invoeren inkoopregister gemeente Helmond

Bij de behandeling van de begroting 2024 diende de fractie Helder Helmond de motie ‘Controleerbaarheid en transparantie overheidsuitgaven’ in. Met het verzoek om, naar het voorbeeld van de Provincie Noord-Brabant, een openbaar inkoopregister voor de gemeente Helmond in te voeren. En dit register elke zes maanden bij te werken en op de gemeentesite te publiceren. Volgens het college van B en W komt het implementeren van zo’n register echter te snel, omdat de randvoorwaarden voor het opstellen ervan (nog) ontbreken.

Volgens Helder Helmond draagt een dergelijk register onder meer bij aan een grotere transparantie en controleerbaarheid van overheidsuitgaven. De gemeenteraad nam de motie aan, waarna het college ging onderzoeken of de gemeente in staat is om zo’n register op een efficiënte wijze tot stand te laten komen.

‘Bestelregister’

De gemeente voerde een verkenning uit om na te gaan of de randvoorwaarden aanwezig zijn om een inkoopregister op te stellen. Daarnaast is er contact geweest met de Provincie Noord-Brabant over hoe zij de totstandkoming van het register vormgeeft. En welke randvoorwaarden zij daarvoor geïmplementeerd heeft. Uit dat contact blijkt dat de provincie een halfjaarlijks overzicht van de geplaatste bestellingen publiceert. Hierbij worden de besteldatum, de naam van leverancier, een omschrijving van de bestelregel en de bestelwaarde weergegeven. De term ‘bestelregister’ is daarom beter passend dan de term ‘inkoopregister’. Probleem is dat een bestelregister alleen transparantie biedt als het gaat om bestellingen. Het zegt verder weinig over de daadwerkelijke inkopen. Het register van de Provincie Noord-Brabant is in de tweede helft van 2023 door 57 unieke gebruikers geraadpleegd.

Ontbrekende randvoorwaarden

Bij de Provincie Noord-Brabant zijn de systeemtechnische en proceduretechnische randvoorwaarden aanwezig om een (bestel)register op te stellen, zo blijkt uit het contact met de provincie. Maar deze randvoorwaarden zijn in de huidige financiële administratie bij de gemeente Helmond onvoldoende aanwezig. Zo legt de gemeente niet voor alle uitgaven een verplichting of bestelling vast. En legt zij ook geen productcategorie vast. Daardoor is het niet mogelijk is om op dezelfde wijze als de Provincie Noord-Brabant een dergelijk register op te stellen.

Voorlopig geen register

De gemeente heeft dan ook besloten om op dit moment nog niet over te gaan tot het publiceren van een dergelijk register. “Wij onderschrijven de intentie van de publicatie van een inkoopregister. We zien ten aanzien van het opstellen en publiceren van een dergelijk register op dit moment echter een aantal nadelen en praktische onmogelijkheden”, aldus het college.

Nader onderzoek

Volgens het college heeft het publiceren van een inkoopregister, dat meer informatie geeft over de daadwerkelijke inkopen, voor de gemeente meer toegevoegde waarde dan het publiceren van een bestelregister. “Door een inkoopregister te publiceren, zijn we volledig transparant over wat we inkopen. En wordt de controleerbaarheid van onze uitgaven groter. Op deze wijze kunnen we een betere invulling geven aan de intentie van de motie. We zijn dan ook voornemens om nader te onderzoeken wat er nodig is om in de toekomst een inkoopregister op te stellen en te publiceren. En hoe en op welke termijn we dit kunnen inregelen.”

Aanpassingen

Om een inkoopregister te kunnen opstellen, moet de gemeente systemen en procedures aanpassen. Wanneer de benodigde aanpassingen doorgevoerd kunnen zijn, is onder meer afhankelijk van wat er nodig is om tot deze aanpassingen te komen. “Dit gaat tijd kosten, tenminste één jaar tot mogelijk enkele jaren”, zegt het college. “Zodra er zicht is op een eerste publicatie, komen we bij uw raad terug.”